Salonunuzun Instagram hesabı büyüdükçe bir şey daha büyüyor: gelen mesaj kutusu. "Cumartesi öğleden sonra yeriniz var mı?", "Protez tırnak kaç para?", "Yarın 3'e alabilir misiniz?" Bu mesajlar gün boyu geliyor ve çoğu zaman tam da elinizde bir müşteri varken.
Instagram, salonları vitrin olarak harika tanıtıyor. Ama randevu defteri olarak kullanıldığında hem sizi hem müşteriyi yoruyor. Bu yazıda bunun neden böyle olduğunu ve online randevu sisteminin neleri değiştirdiğini anlatıyoruz.
DM ile randevu almanın gizli maliyeti
Mesajla randevu almanın birkaç sorunu var ve çoğu fark edilmeden zaman ile para kaybettiriyor:
- Cevap gecikiyor, müşteri gidiyor. İşlem yaparken telefona bakamıyorsunuz. Siz üç saat sonra cevap verdiğinizde müşteri çoktan başka bir salondan randevu almış olabiliyor.
- Gidip gelen yazışmalar. "Saat 2 olur mu?" "2 dolu, 4 olur mu?" "4'te işim var, yarın?" Tek bir randevu için on mesaj.
- Karışan saatler. Aynı saate iki kişiye söz vermek, ya da bir randevuyu deftere yazmayı unutmak.
- Gelmeyen müşteriler. Randevusunu unutan müşteri yüzünden boş kalan bir saat, o günün kazancından doğrudan düşüyor.
- Mesai dışı mesajlar. Gece 11'de gelen randevu isteğine ya sabaha kadar bekleyip cevap verirsiniz, ya da akşamınızı telefonla geçirirsiniz.
- Hep aynı sorular. "Fiyat nedir?", "Adresiniz nerede?", "Pazar açık mısınız?" Aynı soruları günde onlarca kez cevaplamak, işlem yapmaya ayıracağınız zamandan yer.
Bunların her biri tek başına küçük görünür. Ama bir haftanın sonunda toplandığında, mesajlara cevap vermek için harcanan süre çoğu zaman birkaç müşteriye yetecek kadar uzundur.
Online randevu sistemi ne yapar?
Basitçe şöyle çalışır: müşteri bir bağlantıya tıklar, istediği hizmeti seçer, takvimde boş olan saatleri görür ve birini seçer. Randevu anında sisteme düşer, size bildirim gelir, müşteriye de onay mesajı gider.
Bu sayede:
- Müşteri gece de randevu alabilir. Siz uyurken takviminiz doluyor.
- Çakışma olmaz. Dolu saat zaten seçilemez.
- Hatırlatma otomatik gider. Randevudan bir gün önce ya da birkaç saat önce müşteriye mesaj gider.
- İptal ve erteleme kolaylaşır. Müşteri gelemeyecekse bağlantıdan iptal eder, o saat başka birine açılır.
- Gün planınız net olur. Sabah panele baktığınızda günün tamamını görürsünüz.
İyi bir randevu sisteminde neler olmalı?
Her randevu sistemi aynı değil. Seçerken ya da yaptırırken şunlara dikkat edin:
- Hizmet ve süre tanımı. Kalıcı oje 45 dakika, saç boyama 2 saat gibi. Sistem süreye göre boş saat göstermeli.
- Çalışan seçimi. Birden fazla uzmanınız varsa müşteri istediği kişiyi seçebilmeli.
- Hatırlatma mesajları. SMS ya da WhatsApp ile otomatik hatırlatma.
- Kolay iptal kuralı. Örneğin randevudan 3 saat öncesine kadar iptal hakkı.
- Telefonda hızlı açılma. Müşterilerin neredeyse tamamı telefondan girer. Yavaş ya da karışık bir ekran randevuyu yarıda bıraktırır.
- Kendi markanız. Mümkünse salonunuzun adıyla, kendi renklerinizle ve kendi adresinizle.
- Fiyat ve fotoğraflar. Müşteri hizmeti seçerken fiyatı ve örnek çalışmaları görebilmeli. "Fiyat nedir?" sorusu kendiliğinden azalır.
Hazır uygulama mı, salonunuza özel site mi?
Piyasada randevu için kullanılan hazır uygulamalar var ve bazı salonlar için iş görüyorlar. Ama bilmeniz gereken birkaç nokta var:
- Komisyon ve aylık ücret. Bazı platformlar randevu başına komisyon ya da aylık abonelik alır. Salon büyüdükçe bu maliyet de büyür.
- Müşteri kimin? Bazı uygulamalarda müşteri önce platformun müşterisidir. Aynı ekranda başka salonlar da önerilebilir.
- Marka. Müşteri sizin adınızı değil, uygulamanın adını hatırlar.
Salonunuza özel bir web sitesi ve randevu sistemi ise tamamen size aittir. Fiyat listeniz, çalışma fotoğraflarınız, müşteri yorumlarınız ve randevu takviminiz tek bir yerde, kendi markanızla durur. Instagram profilinizdeki bağlantı doğrudan buraya gider.
Instagram ile birlikte nasıl kullanılır?
Online randevu Instagram'ın yerine geçmez, onu güçlendirir:
- Profil bağlantınıza randevu sayfanızı ekleyin.
- Hikâyelerinizde "boş saatlerimiz" paylaşırken bağlantı çıkartması kullanın.
- DM'den randevu isteyenlere kısa bir hazır cevapla bağlantıyı gönderin.
- Yeni bir hizmet ya da kampanya paylaştığınızda gönderiyi doğrudan o hizmetin randevu sayfasına bağlayın.
Böylece Instagram müşteri getirmeye devam eder, randevu işi ise kendi kendine yürür.
Geçişin ilk ayında nelere dikkat etmeli?
Online randevuya geçmek bir günde olmaz. İlk haftalarda şu noktalara dikkat etmek geçişi kolaylaştırır:
- Hizmet sürelerini gerçekçi girin. İşlem süresini kısa yazarsanız gün sonunda sürekli gecikirsiniz. Arada temizlik ve hazırlık payı bırakmayı unutmayın.
- Telefonla gelen randevuları da sisteme girin. Defter ile sistem aynı anda kullanılırsa çakışma kaçınılmaz olur. Tek bir takvim olmalı ve o da sistem olmalı.
- Müşterilere haber verin. Salonda küçük bir kart, kasada QR kod ya da Instagram'da kısa bir video ile "artık randevularınızı buradan alabilirsiniz" deyin. Düzenli müşterileriniz birkaç hafta içinde alışır.
- Hatırlatma mesajının dilini sıcak tutun. "Yarın saat 14.00'te sizi bekliyoruz, gelemeyecekseniz buradan haber verebilirsiniz" gibi kısa ve samimi bir mesaj, resmi bir bildirimden daha iyi çalışır.
- İlk ayın sonunda geriye bakın. Hangi saatler doluyor, hangi hizmetler online daha çok alınıyor, iptaller ne zaman yapılıyor? Bu bilgiler çalışma saatlerinizi ve kampanyalarınızı planlamanıza yardım eder.
Sistem bir kez oturduğunda, randevu için harcadığınız zamanı müşterinize ve işinize ayırabilirsiniz.
Salonunuz için konuşalım
Çalışkan Yazılım olarak güzellik salonlarına, kuaförlere ve kliniklere online randevu sistemi olan, telefonda hızlı açılan ve WhatsApp hatırlatmalı web siteleri hazırlıyoruz. Salonunuzun hizmet listesine ve çalışma düzenine göre neyin gerekli olduğunu birlikte konuşabiliriz. Aşağıdaki formu doldurun, aynı gün dönüş yapalım.
Sık sorulan sorular
Müşterilerim online randevu kullanır mı?
Genç müşteriler genelde hemen alışır, çünkü gece yarısı bile birkaç tıkla randevu alabilmek onlar için kolaylık. Telefonla aramayı tercih eden müşterileriniz için de sistem bir engel değildir, onların randevusunu siz panelden girersiniz.
Instagram hesabımı bırakmam mı gerekiyor?
Hayır. Instagram vitrininiz olmaya devam eder. Sadece profil bağlantınıza ve hikâyelerinize randevu linkini eklersiniz. Müşteri DM yazmak yerine doğrudan boş saati seçer.
Gelmeyen müşteriler azalır mı?
Randevudan önce gönderilen hatırlatma mesajları unutma kaynaklı gelmemeleri azaltır. Kesin bir oran vermek zor, ama hatırlatmanın ve kolay iptal seçeneğinin boş kalan saatleri azalttığı salon sahiplerinin sık paylaştığı bir deneyim.
Hazır bir uygulama mı, salona özel sistem mi?
Az çalışanı ve basit hizmet listesi olan salonlar için hazır uygulamalar yeterli olabilir. Birden fazla şube, özel paketler, kendi markanızla bir site ya da komisyonsuz çalışmak istiyorsanız salona özel bir sistem daha mantıklı olur.
